Bir Şirketin Gerçek Organizasyon Şeması Duvarlarda Asılı Olan Değildir
Yeni bir şirkete girdiğimde görmek istediğim ilk dokümanlardan biri organizasyon şemasıdır.
Ama onu isteme sebebim, şirkette kimin kime bağlı olduğunu öğrenmek değildir.
Çünkü organizasyon şemaları bana şirketin nasıl görünmek istediğini anlatır.
Benim ilgilendiğim şey ise şirketin gerçekte nasıl çalıştığıdır.
Haritalar önemlidir.
Ama harita ile arazi aynı şey değildir.
Bir şirketin organizasyon şeması da böyledir.
Kağıt üzerinde Genel Müdür vardır.
Direktörler vardır.
Müdürler vardır.
Şefler vardır.
Sorumlular vardır.
Kutular vardır.
Çizgiler vardır.
Yetkiler vardır.
Ve her şey son derece düzenli görünür.
Fakat şirketler kutularla yönetilmez.
İnsanlarla yönetilir.
Bu nedenle organizasyon şemasına baktığımda pozisyonları değil, önce cevaplarını aradığım soruları görürüm.
Bir kriz çıktığında ilk telefon kime açılıyor?
Patron gerçekten kimi arıyor?
Departmanlar karar almak için kimin onayını bekliyor?
Kimsenin unvanında yazmayan hangi kişi süreci fiilen yönetiyor?
İnsanlar sorunu kime anlatıyor?
İşler durduğunda herkes dönüp kime bakıyor?
Çünkü organizasyon şeması yetkiyi gösterebilir.
Ama güveni göstermez.
Sorumluluğu göstermez.
Etki alanını göstermez.
Gerçek güç merkezlerini göstermez.
Bazı şirketlerde herkes müdüre bağlı görünür.
Ama fiilen başka bir kişiden talimat bekler.
Bazı şirketlerde yetki devri yapılmış görünür.
Ama en küçük karar bile patronun masasından geçmeden ilerlemez.
Bazı şirketlerde sorumluluk unvanlı kişidedir.
Yük ise unvansız insanların omzundadır.
İşte organizasyonun gerçeği burada ortaya çıkar.
Çünkü bir şirkette resmi organizasyon ile fiili organizasyon birbirinden kopmuşsa, yönetim kağıt üzerinde çalışıyor demektir.
Bu durum ilk günlerde görünmez.
Toplantılar yapılır.
Raporlar hazırlanır.
Sunumlar paylaşılır.
Herkes kendi kutusunu anlatır.
Ama işin gerçek akışı başka yerde ilerliyorsa, organizasyon şeması zamanla dekor haline gelir.
Bir yönetici için en tehlikeli hatalardan biri de budur.
Şemayı yönetip şirketi yönettiğini sanmak.
Çünkü o zaman yanlış kişiden performans beklersiniz.
Yanlış kişiye hesap sorarsınız.
Yanlış kişiye yetki verirsiniz.
Yanlış kişiden sonuç beklersiniz.
Sonra da organizasyonun neden çalışmadığını anlamaya çalışırsınız.
Oysa sorun çoğu zaman insanların çalışmaması değildir.
Sorun, şirketin gerçek çalışma biçiminin görülmemesidir.
Bu yüzden yeni bir yapıya girdiğimde organizasyon şeması benim için sonuç değil, başlangıçtır.
Asıl soru şudur:
Bu şirket gerçekte kimlerin omzunda yürüyor?
Kim bilgi taşıyor?
Kim karar geciktiriyor?
Kim sorumluluk almadan etki kullanıyor?
Kim yetkili görünüyor ama etkisiz kalıyor?
Kim görünmüyor ama sistemi ayakta tutuyor?
Çünkü bir şirketin gerçek organizasyon şeması çoğu zaman duvarda değildir.
İnsanların birbirleriyle kurduğu ilişkilerde saklıdır.
Karar alma reflekslerinde saklıdır.
Güven ilişkilerinde saklıdır.
Günlük alışkanlıklarda saklıdır.
Bu yüzden tanımadığım yapıyı yönetmeye kalkmam.
Önce şemaya bakarım.
Sonra şemanın sustuğu yere.
Çünkü bir şirketin gerçeği çoğu zaman kutuların içinde değil, kutuların arasında yaşar.